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Bürger, Service, Politik

Verwaltungsdigitalisierung

Die Digitalisierung der Verwaltung nimmt Fahrt auf. Anträge und Anliegen können zukünftig auch online abgewickelt werden.

  • Digitalisierung ist ein prägendes Zukunftsthema, das fast alle Lebensbereiche betrifft. Wie wollen wir in Zukunft leben, arbeiten und wohnen? Wie wird unsere Freizeit aussehen und wie sind wir mobil?

    Für uns als Stadtverwaltung steht die Frage im Vordergrund, wie wir mit neuen digitalen Werkzeugen unseren Service verbessern können und unsere Arbeit effizienter und nachhaltiger gestalten.

    Dieser Prozess ist „in vollem Gange“ – schon jetzt werden viele Anliegen digital bearbeitet. In den nächsten Jahren wollen wir diesen Weg weitergehen. Den Rahmen dazu geben Gesetze vor: Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet alle Kommunen bis Ende 2022, ihre Leistungen auch elektronisch anzubieten. Dieser Herausforderung stellen wir uns zusammen mit starken Partnern und Netzwerken wie dem Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe in Lemgo Lemgo, dem KDN und interkommunalen Arbeitsgruppen. Ein internes Projektteam behält aktuelle Entwicklungen im Blick, vertritt die Stadt Minden in regionalen und überregionalen Netzwerken und hat einen Kompass für die Verwaltungsdigitalisierung erarbeitet.

    In den Abteilungen wird der Prozess durch Kolleg*innen unterstützt, die sich für Digitales begeistern und gemeinsam mit ihren Teams nach neuen Lösungen suchen.

    Übrigens: schon jetzt gibt es einige digitale Angebote für Bürgerinnen und Bürger, die sich im Netz unter Online-Service finden. Dieses Angebot soll weiter ausgebaut werden.

  • Aktuelle Projekte

    • Digitale Lots*innen sind gestartet

      Am 8.12.2021 sind die digitalen Lots*innen der Stadt Minden in ihre neue Aufgabe gestartet. 24 Kolleginnen und Kollegen werden in Zukunft in den Dienststellen die Digitalisierung im Blick behalten, ihre Teams beraten und sich mit anderen vernetzen. 14 von ihnen haben im Januar an einer dreitägigen Fortbildung teilgenommen. 

    • Startschuss zum Serviceportal

      Mit dem Serviceportal werden wir 2022 einen wichtigen Baustein der Digitalisierung umsetzen. Im Serviceportal können sich Bürgerinnen und Bürger anmelden, Anträge stellen, online bezahlen und in einem Postkorb den Bescheid oder die Antwort der Verwaltung einsehen. Projektstart ist im Februar 2022.

    • Digitale Aktenführung im Sozialbereich

      Die Wohngeldstelle und der Bereich SGBXII führen gerade die digitale Akte ein. Zum Einsatz kommen die Fachaktenlösungen des KRZ auf Basis des Dokumentenmanagementsystems nscale. Die Akten haben Schnittstellen zu den eingesetzten Fachverfahren und übernehmen die Antragsdaten automatisch. So können die Kolleg*innen jederzeit auf den richtigen Datensatz zugreifen und müssen keine Papierakten mehr aus dem Schrank nehmen. Allein in diesen beiden Dienststellen betrifft das rund 210 Aktenmeter laufende Akten!

    • Prozessmanagement: Prozesslandkarte 

      Im Sommer 2020 haben wir uns dem interkommunalen Projekt „Prozessmanagement OWL“ angeschlossen und mit der Einführung von Prozessmanagement bei der Stadt Minden begonnen. Prozessmanagement ist ein wichtiger Baustein zur Bewältigung der aktuell drängenden Themen und Projekte wie Wissensmanagement, Prozessoptimierung und Digitalisierung/E-Government.

      Inzwischen haben viele Bereiche ihre Prozesse identifiziert und in einem Prozessregister erfasst. Sie können von allen Mitarbeiter*innen über die Prozesslandkarte der Stadt Minden eingesehen werden. 

      Die Prozessregister liefern wertvolle Informationen für heutige und neue Mitarbeiter*innen. Welche Prozesse gibt es? Wozu dient der Prozess und was muss ich beachten? Welche Prozesse können von Digitalisierung profitieren? Welche Prozesse sollten wir genauer anschauen, modellieren und optimieren? 

    • Ausländerbehörde führt Dokumentenmanagement ein

      Seit Mitte 2021 wird in der Ausländerbehörde noch digitaler gearbeitet. Die laufenden Fälle werden im Fachverfahren ADVIS bearbeitet und direkt auch in der revisionssicheren Akte im DMS nscale eGov abgelegt. Altakten sollen nach und nach digitalisiert werden.

    • Sportstätten effizient verwalten

      Das Sportbüro führt gerade eine neue Software ein, mit der die städtischen Sportstätten verwaltet werden können. Zudem hat das Programm eine Weboberfläche, über die Hallen und Plätze online vom Nutzenden gebucht werden können.

    • Antragsmanagement Form Solutions

      Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet die Kommunen, bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen auch elektronisch anzubieten. Die Anträge müssen online ausfüllbar und mit Nachweisen verschickbar sein. Um die Schriftform zu ersetzen, müssen sich die Nutzenden per neuem Personalausweis authentifizieren. Dafür kommt bei der Stadt Minden Antragsmanagement von Form Solutions zum Einsatz. Erste Anträge sind schon online.

    • Elektronische Kommunikation mit den Gerichten

      Ab dem 01.01.2022 sind alle Behörden dazu verpflichtet ausschließlich elektronisch mit den Gerichten zu kommunizieren.

      Dafür wird bei der Stadt Minden das sogenannte „beBPo“ – das besondere Behördenpostfach – eingerichtet. Mit Hilfe des beBPo wird ein sicherer und rechtlich wirksamer Austausch von Dokumenten gewährleistet.

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